Vystavovanie faktúr je jednou z povinností e-shopov. Nie je to veľmi obľúbená činnosť, ale je veľmi dôležitá a jej zanedbanie môže mať nepríjemné následky. Ako zabezpečiť, aby ste faktúry vystavovali správne a zabrali vám čo najmenej času? Odpoveďou je automatická fakturácia.
V tomto článku sa budeme venovať povinnostiam e-shopov z hľadiska fakturácie a tomu, ako si fakturáciu uľahčiť a urýchliť jej automatizáciou.
Musí e-shop vystavovať faktúry?
Nie vždy. Nemusíte vystavovať faktúry fyzickým osobám, pokiaľ o to výslovne nepožiadajú. Na druhej strane musíte vždy vystavovať faktúry podnikateľským subjektom (živnostníkom, firmám).
Technicky je však oveľa jednoduchšie automaticky vystavovať faktúry všetkým zákazníkom a väčšina e-shopov to tak aj robí.
Ako fakturovať v e-shope?
V e-shope môžete fakturovať niekoľkými spôsobmi. Poďme sa na ne pozrieť
Manuálna fakturácia
Najmä začínajúci podnikatelia často nechcú investovať do fakturačných programov a volia spôsob ručnej fakturácie v textových alebo tabuľkových editoroch (napr. MS Word, Excel), ktoré nie sú na túto prácu prispôsobené.
Vystavovanie faktúr týmto spôsobom je nielen zdĺhavé, ale neobsahuje ani žiadnu kontrolu správnosti. Aj keď potrebujete vystaviť len niekoľko faktúr ročne, odporúčame použiť niektorý z fakturačných programov. Tie často ponúkajú bezplatnú verziu, ktorá vám umožní vystaviť malý počet faktúr ročne zadarmo.
Manuálne vystavovanie faktúr je časovo náročné a náchylné na chyby. Bez použitia fakturačného programu nemáte istotu presnosti.
Manuálna fakturácia vo fakturačnom programe
O niečo pokročilejšie je používanie fakturačných programov, ktoré dokážu fakturovať oveľa rýchlejšie a možno sa spoľahnúť aj na vecnú správnosť obsahu faktúry. Takýmito fakturačnými programami sú napríklad iDoklad alebo Fakturoid.
Fakturačné programy zrýchlia proces fakturácie, skontrolujú, či sú na faktúre všetky požadované údaje, očíslujú ju a upozornia vás, ak zadané údaje nie sú v správnom formáte.
Údaje z e-shopu však stále musíte do fakturačného programu kopírovať ručne a kontrolovať, či ste vyfakturovali všetky objednávky.
Prepojenie e-shopu s fakturačným programom
Najpokročilejšou z týchto možností je použitie fakturačného programu a jeho prepojenie s e-shopom. V e-shope WooCommerce je toto prepojenie možné vďaka fakturačným pluginom.
Pri použití fakturačného pluginu sa údaje z e-shopu WooCommerce prenášajú priamo do fakturačného programu. To znamená, že nemusíte ručne kopírovať údaje o objednávkach do programu ani kontrolovať, či boli všetky objednávky vyfakturované.
Funkcie fakturačného programu sú dostupné priamo v rozhraní e-shopu – napríklad vystavovanie a odosielanie faktúr priamo z administrácie e-shopu alebo upozorňovanie na objednávky, ktoré neboli vyfakturované.
Týmto spôsobom sa fakturácia obmedzí na niekoľko kliknutí alebo môže byť plne automatizovaná pre ešte vyššiu efektivitu. Pozrime sa na automatizovanú fakturáciu bližšie.
Ako funguje automatická fakturácia?
Vďaka prepojeniu e-shopu s fakturačným softvérom môže byť fakturácia úplne automatická. Po vytvorení objednávky sa potrebné údaje odošlú do fakturačného programu, ktorý automaticky vytvorí faktúru.
Nie je teda potrebné zasahovať ani kontrolovať, či bola faktúra vytvorená pre všetky objednávky. Odkaz na faktúru je možné pripojiť k automatickému e-mailu s objednávkou a doručiť ho tak zákazníkovi.
Podobne možno automatizovať aj vystavovanie zálohových faktúr (profilov) alebo dobropisov (na vrátenie peňazí).Všetky tieto automatizácie je možné spárovať so stavmi objednávok vo WooCommerce podľa potrieb e-shopu.
Automatizovaná fakturácia vám uvoľní ruky na riešenie kreatívnejších úloh spojených s prevádzkou elektronického obchodu.
Výhody automatickej fakturácie
Zdôraznime viac výhod automatickej fakturácie. Medzi ne patrí napr:
- Bezproblémovosť: Po nastavení automatickej fakturácie nie sú potrebné žiadne ďalšie kroky.
- Spoľahlivosť: Všetko na faktúre bude vyplnené tak, ako to uviedol zákazník.
- Formálna správnosť: Keďže faktúry vystavuje špecializovaný fakturačný program, sú vždy vecne správne a obsahujú položky, ktoré majú obsahovať.
- Úspora času: po úvodnom nastavení nie je potrebné do fakturácie zasahovať a všetko beží samo.
- Pohodlie: Faktúry si môžete prezerať a upravovať priamo v administrácii e-shopu.Nemusíte prechádzať na iné webové stránky alebo aplikácie.
Ako nastaviť automatickú fakturáciu vo WooCommerce?
Ak chcete automatizovať fakturáciu vo WooCommerce, musíte urobiť nasledujúce kroky.
- Vyberte si fakturačný program, ktorý je k dispozícii na prepojenie s WooCommerce, a vytvorte si v ňom účet. Programy na fakturáciu sme porovnali v našom článku Fakturácia vo WooCommerce: Pluginy šetria čas a zabraňujú chybám.
- Získajte fakturačný plugin na prepojenie vášho e-shopu WooCommerce s fakturačným programom. Našu ponuku fakturačných pluginov nájdete v kategórii Fakturácia a účtovníctvo WooCommerce.
- Nainštalujte, aktivujte a nastavte plugin. Pomôže vám s tým dokumentácia, ktorá je k dispozícii pre každý z našich pluginov.
Kľúčovým bodom pre nastavenie automatickej fakturácie v systéme WooCommerce je výber stavu objednávky, pri ktorom sa budú vystavovať faktúry (alebo proformy a dobropisy). Toto nastavíte pre každý spôsob platby zvlášť.
Pri bankovom prevode alebo platobnej bráne môžete nastaviť, aby sa faktúra generovala pri potvrdení platby – v stave objednávky “Spracovanie”, pri dobierke až po prijatí platby – stav “Dokončené”.
Zálohové faktúry (proformy) sa generujú pred úhradou objednávky, preto ich môžete vystaviť v stave “Čaká na úhradu”. Pre stav “Vrátené” môžete opäť nastaviť automatické vystavovanie dobropisov na vrátenie peňazí.
Takto môžete v plugine Fakturoid jednoducho nastaviť stavy objednávok, pri ktorých sa budú generovať faktúry a proformy.
Do automaticky generovaných e-mailov s objednávkami WooCommerce možno pridať odkaz na faktúru, proforma alebo dobropis. Faktúra sa tak nielen automaticky vygeneruje, ale aj odošle zákazníkovi.
Ak sa faktúra z nejakého dôvodu automaticky nevystaví, vďaka pluginu dostanete e-mailové upozornenie o nevystavení faktúry a môžete skontrolovať situáciu.
Automatická fakturácia zvyšuje efektívnosť riadenia e-shopu
Automatická fakturácia e-shopu WooCommerce je veľkým pomocníkom. Šetrí čas a prácu, poskytuje istotu správnosti a uvoľňuje kapacitu na iné dôležité činnosti. Zároveň je to stále finančne a technologicky dostupné riešenie, ktoré si majiteľ e-shopu WooCommerce môže implementovať sám. Už ste automatizovali?
